Lapsen tietojen näyttämiseen on mahdollista tehdä tapauskohtaisia rajoituksia joko lapsen aloitteesta tai ammattihenkilön aloitteesta
Lapsen asiakirjoihin kirjataan aina se, näytetäänkö tai annetaanko eli luovutetaanko kyseinen asiakirja huoltajalle vai ei. Tiedon kirjaamisessa
käytetään Alaikäisen asiakastietojen luovuttaminen huoltajille –luokitusta, joka kirjataan Huoltajaa koskeva luovutuskielto -nimiseen kenttään.
Kirjaamisvaihtoehdot ovat:
1. Alaikäisen asiakkaan asiakirja luovutetaan huoltajille, koska alaikäinen ei kiellä asiakirjan luovuttamista
Alaikäisen sosiaalihuollon asiakkaan asiakirja näytetään hänen huoltajilleen OmaKannassa ja voidaan luovuttaa hänen huoltajilleen sosiaalihuollon palveluyksikössä. Tämä arvo on oltava oletuksena valittuna sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevissä järjestelmissä silloin, kun alaikäiselle asiakkaalle laaditaan asiakirja. Tästä huolimatta ammattilaisella on velvollisuus aina arvioida asiakirjan näyttämistä ja muuttaa tarvittaessa arvo toiseksi.
2. Alaikäisen asiakkaan asiakirjaa ei luovuteta huoltajille, koska alaikäinen kieltää asiakirjan luovuttamisen
Alaikäisen sosiaalihuollon asiakkaan asiakirjaa ei näytetä hänen huoltajilleen OmaKannassa eikä luovuteta hänen huoltajilleen sosiaalihuollon palveluyksikössä, koska alaikäinen asiakas kieltää tietojensa luovuttamisen eikä kielto-oikeutta evätä. Alaikäinen asiakas voi kieltää asiakastietojen luovuttamisen lailliselle edustajalle painavasta syystä ikänsä, kehitystasonsa ja asian laadun perusteella.
3. Alaikäisen asiakkaan asiakirja luovutetaan huoltajille, vaikka alaikäinen kieltää asiakirjan luovuttamisen
Alaikäisen sosiaalihuollon asiakkaan asiakirja näytetään hänen huoltajilleen OmaKannassa ja voidaan luovuttaa hänen huoltajilleen sosiaalihuollon palveluyksikössä, vaikka alaikäinen kieltää tietojensa luovuttamisen. Alaikäisen kielto-oikeus voidaan evätä, jos alaikäinen asiakas ei ole esittänyt painavaa syytä kiellolle, tai siksi, että tietojen luovuttamatta jättämisen katsotaan olevan selvästi vastoin alaikäisen asiakkaan omaa etua. Kielto-oikeus voidaan evätä myös lapsen iän, kehitystason ja asian laadun perusteella.
4. Alaikäisen asiakkaan asiakirjaa ei luovuteta huoltajille työntekijän oma-aloitteisen arvion perusteella
Alaikäisen sosiaalihuollon asiakkaan asiakirjaa ei näytetä hänen huoltajilleen OmaKannassa eikä luovuteta sosiaalihuollon palveluyksikössä, koska työntekijä omasta aloitteestaan arvioi asiakirjan luovuttamisen olevan lapsen edun ja turvallisuuden vastaista. Ammattihenkilön vastuuseen kuuluu huolehtia lapsen edusta ja lapsen turvallisuudesta kaikissa tilanteissa silloinkin, kun lapsi ei vielä olisi kehitystasonsa puolesta kykenevä kieltämään tietojensa näyttämistä.
Ammattilaisen tulee kirjata asiakasasiakirjaan alaikäisen esittämät perustelut tietojen näyttämättä jättämiselle
Alaikäisellä on oikeus kieltää hänen asiakastietojensa luovuttaminen huoltajalle tai muulle tiedonsaantioikeutetulle. Mikäli alaikäinen kieltää tietojen luovutuksen, on kielto ja sen perusteeksi esitetty painava syy kirjattava asiakasasiakirjaan. Tieto kirjataan asiakirjan taustatietoihin tekstimuodossa "Tekstimuotoinen perustelu"-kenttään, eikä perustelua näytetä asiakkaille. Tieto kirjataan tekstimuodossa, eikä luokituksen avulla, jotta kaikki tarpeellinen alaikäisen esittämä informaatio saadaan kirjattua.
Ammattihenkilö arvioi hyväksytäänkö alaikäisen kielto-oikeus. Jos lapsen kielto-oikeus hylätään eli asiakirja päätetään kuitenkin näyttää huoltajalle, on siitä kirjattava erilliset perustelut. Kirjaaminen tehdään Perustelut alaikäisen asiakkaan kielto-oikeuden hylkäämiselle –luokituksella, joka kirjataan Perustelut tietojen luovuttamiselle lapsen kiellosta huolimatta -nimiseen kenttään.
Kirjaamisvaihtoehdot ovat:
1. Alaikäinen asiakas ei ole esittänyt painavaa syytä kiellolleen
Alaikäisen asiakkaan kielto-oikeus asiakastietojensa luovuttamisesta hänen huoltajilleen evätään, koska hän ei ole esittänyt painavaa syytä kiellolle.
2. Tietojen antamatta jättäminen on selvästi vastoin alaikäisen asiakkaan omaa etua
Alaikäisen asiakkaan kielto-oikeus asiakastietojensa luovuttamisesta hänen huoltajilleen evätään, koska tietojen luovuttamatta jättämisen katsotaan olevan selvästi vastoin alaikäisen asiakkaan omaa etua.
3. Kielto ei ole mahdollinen alaikäisen asiakkaan iän, kehitystason ja asian laadun perusteella
Alaikäisen asiakkaan kielto-oikeus asiakastietojensa luovuttamisesta hänen huoltajilleen evätään, koska sitä ei katsota mahdolliseksi alaikäisen asiakkaan iän, kehitystason ja asian laadun perusteella.
Asiakirjojen näyttämistä huoltajille voidaan rajata asiakirja- tai asiakohtaisesti
Tietojen rajoittaminen voidaan tehdä myös asiakohtaisesti, jos on täysin selvää, että kaikki kyseiseen asiaan kuuluvat asiakirjat on perusteltua jättää näyttämättä huoltajille. Kun aiemmin kuvatut huoltajalle näyttämisen rajoittamista koskevat merkinnät tehdään asiakasasiakirjan sijasta asia-asiakirjalle, ne periytyvät tietojärjestelmän avulla kaikkiin kyseiseen asiaan liitettäviin asiakasasiakirjoihin.
- Asia-asiakirja on sosiaalihuollon asiakirja, jossa palvelunjärjestäjä ylläpitää keskeisiä tietoja yhden sosiaalihuollon asian hallintaa varten ja johon liitetään muut kyseiseen asiaan kuuluvat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat. Halutessasi voit tutustua lisää sosiaalihuollon asiankäsittelyyn Sosiaalihuollon asiakastietovarannon toimintatavat -verkkokoulussa.
Alaikäisen palvelujen järjestämisestä vastaava työntekijä voi perustellusta syystä tehdä asiakohtaisen tietojen näyttämisen rajoittamisen. Tilanteessa, jossa palveluntuottaja kirjaa asiakirjoja, jotka liittyvät samaan asiaan, tietojen näyttämisen rajoittaminen pitäisi palveluntuottajalla käytössä olevan tietojärjestelmän avulla periytyä palveluntuottajan kirjaamiin asiakirjoihin niin, ettei niitä näytetä huoltajalle OmaKannassa. Tässä voi kuitenkin olla tietojärjestelmäkohtaisia eroja, joten työntekijän tulee varmistaa, että asiakirjalle tallentuu tarkoituksenmukaiset huoltajalle näyttämistä koskevat merkinnät. Lisäksi on huomioitava, että merkinnät eivät periydy automaattisesti sellaisiin asiakirjoihin, jotka on laadittu ja liitetty asiaan ennen kuin asialle on tehty rajoittamismerkintä.
Myös asiakkuusasiakirjan näyttämistä huoltajille voidaan rajoittaa. Tämä tarkoittaa OmaKannassa sitä, että huoltajille ei näytetä asiakkuuden alkamispäivää, mahdollista asiakkuuden päättymispäivää, omatyöntekijän tietoja eikä mahdollista lastensuojeluasiakkuuden alkamis- ja päättymispäivää.
Asiakastietojen OmaKannassa näyttämisen viivästäminen tai näyttämättä jättäminen
Asiakkaan asiakastietojen OmaKannassa näyttämisen viivästäminen
Ammattihenkilö voi perustellusta syystä ja tilannekohtaisen harkinnan perusteella viivästää asiakirjan näyttämistä asiakkaalle OmaKannassa. Kun lapsen asiakirjan näyttämistä viivästetään, asiakirjaa ei näytetä OmaKannassa lapselle eikä huoltajille. Viivästämiselle ei ole asetettu aikarajaa, vaan viivästämisaika voi olla mitä tahansa päivästä vuosiin. Viivästetystä asiakirjasta ei näytetä OmaKannassa mitään tietoja ennen viivästämisen päättymistä. Kun viivästämisaika päättyy, asiakirja tulee näkyviin OmaKantaan, ja sen yhteydessä näytetään tieto siitä, että asiakirjan viivästäminen on päättynyt.
Asiakkaan asiakastietojen OmaKannassa näyttämättä jättäminen
Joskus voi olla perusteltua jättää asiakirja pysyvästi näyttämättä OmaKannassa. Näyttämättä jättäminen perustuu ammattihenkilön tapauskohtaiseen arvioon. Näyttämättä jättämiselle tulee olla lakiin perustuva syy. Näyttämättä jätetystä asiakirjasta ei näytetä asiakkaalle mitään tietoja. Asiakirja ei näy myöskään puolesta-asioijille. Asiakirjan rajaaminen pois OmaKannasta tapahtuu merkitsemällä asiakirjalle erityissisältömerkintä.
Jos tilanne myöhemmin muuttuu, eikä näyttämättä jättämiselle enää ole ammattihenkilön arvion mukaan perusteita, voidaan erityissisältömerkintä poistaa niin asiakasasiakirjalta kuin asia-asiakirjaltakin, jolloin asiakirjat tulevat näkyviin asiakkaan OmaKantaan.
Yhteisen asian asiakirjat näytetään siihen kuuluville henkilöille
Yhteisellä asialla tarkoitetaan sitä, että sosiaalihuollon asia avataan yhteiseksi useammalle kuin yhdelle asiakkaalle. Yhteiseen asiaan liitetyt asiakirjat näytetään kyseiseen asiaan kuuluville henkilöille. Jos on kyse huoltajan ja lapsen yhteisestä asiasta, lapsi ei voi kieltää asiakirjojen luovuttamista yhteisessä asiassa mukana olevalle huoltajalle. Jos yhteisessä asiassa on osallisena vain sisarukset, huoltajalle näyttämisen arviointi on aina tehtävä ja se on kaikille sisaruksille yhteinen ratkaisu.
Jos lapsen puolesta asioiva huoltaja ei itse ole mukana yhteisessä asiassa, asiakirjoja ei näytetä hänelle. Kun yhteiseen asiaan kuuluva asiakirja tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon, Kanta tarkistaa, kuuluuko puolesta-asiointioikeuden omaava henkilö yhteiseen asiaan, ja jos ei, Kanta ei palauta myöskään lapsen asiakirjoja puolesta-asioijalle OmaKantaan.
Esimerkki: Lapselle ja hänen lähihuoltajalle avataan yhteinen asia, johon liitetään päätös perhetyöstä, perhetyön suunnitelma ja asiakaskertomusmerkintöjä. Lapsen etähuoltaja, joka ei ole mukana yhteisessä asiassa, ei näe OmaKannastaan näitä asiakirjoja.
Lisäksi on hyvä muistaa, että jos on tarpeen kirjata myös asiakkaan yksilöasioita, tulee sitä varten avata oma asia yhteisen asian rinnalle.
