Tässä osiossa opit, mitä tarkoitetaan potilasrekisterillä ja rekisterinpitäjyydellä sekä sen, miksi jokaisen ammattilaisen on tärkeää ymmärtää näiden merkitys potilastietojen käsittelyssä.
Palvelunantajan potilasasiakirjoista muodostuu potilasrekisteri, jolla on rekisterinpitäjä
Käydään ensin läpi keskeiset käsitteet.
Mitä tarkoitetaan palvelunantajalla? Palvelunantajalla tarkoitetaan sekä terveyspalvelujen järjestäjää että terveyspalvelujen tuottajaa.
Mitä ovat potilasasiakirjat? Potilasasiakirjat ovat potilaan hoitoa ja tutkimusta dokumentoivia asiakirjoja, joissa on potilaan terveydentilaa koskevia tietoja tai muita henkilökohtaisia tietoja. Esimerkiksi lääkärin, sairaanhoitajan ja muun terveydenhuollon ammattihenkilön merkinnät kuuluvat potilasasiakirjoihin.
Mikä on potilasrekisteri? Potilasrekisteri muodostuu potilasasiakirjoista, jotka koskevat saman terveydenhuollon palvelunantajan järjestämää terveydenhuoltoa ja joita käytetään samaan käyttötarkoitukseen.
Mitä tarkoitetaan rekisterinpitäjällä? Potilasrekisterillä on oltava rekisterinpitäjä, joka vastaa esimerkiksi potilasrekisterin ylläpitämisestä ja säilyttämisestä. Palvelun järjestävä terveydenhuollon palvelunantaja toimii rekisterinpitäjänä.
Mitkä tahot voivat olla potilasrekisterin rekisterinpitäjiä?
- Julkisen terveydenhuollon toimintayksiköt (1.1.2023 alkaen hyvinvointialueet ja muut järjestämisvastuulliset alueet).
- Yksityisen terveydenhuollon toimintayksiköt.
- Työnantaja, joka järjestää itse työterveyshuollon.
- Itsenäisesti ammattiaan harjoittavat terveydenhuollon ammattihenkilöt.
- Muu kuin terveydenhuollon viranomainen, jonka palveluksessa toimii terveydenhuollon ammattihenkilö(itä) terveyden- tai sairaanhoidon tehtävissä.
Rekisterinpitäjän velvollisuutena on muun muassa
- suunnitella potilasrekisteriin liittyvä henkilötietojen käsittely
- määritellä rekisterin käyttötarkoitus ja laatia rekisteriseloste
- vastata potilasrekisterin ylläpidosta, suojaamisesta ja säilyttämisestä
- määritellä terveydenhuollon ammattihenkilöiden ja muun hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvan henkilökunnan käyttöoikeudet potilasasiakirjoihin
- huolehtia siitä, että potilaita informoidaan heitä koskevien tietojen käsittelystä.
Palvelunjärjestäjä tallentaa potilasasiakirjat omaan potilasrekisteriinsä
Terveydenhuollon palvelunjärjestäjällä on lain tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen mukaan velvollisuus huolehtia siitä, että asiakas saa hänelle kuuluvan palvelun.
Kun terveydenhuollon palvelunantaja toimii palvelunjärjestäjänä, se tallentaa potilaskertomuksen ja muut potilasasiakirjat omaan potilasrekisteriinsä.
Ostopalvelun potilasasiakirjat tallennetaan palvelunjärjestäjän rekisteriin
Terveydenhuollon palvelunantaja voi hoitaa potilasta myös esimerkiksi ostopalvelusopimuksen tai palvelusetelin perusteella toisen palvelunantajan lukuun. Terveydenhuollon palvelunantaja toimii tällöin palveluntuottajana.
Ostopalvelussa muodostuneiden potilasasiakirjojen rekisterinpitäjänä toimii palvelunjärjestäjä eli se terveydenhuollon palvelunantaja, jonka lukuun palveluntuottaja on potilasta hoitanut.
Jos palveluntuottaja tuottaa Kelan kuntoutuspalvelua, tuottaja toimii kuitenkin kyseisten kuntoutuspalvelun potilastietojen rekisterinpitäjänä, koska Kela ei ole terveydenhuollon palvelunantaja.
Ostopalvelussa muodostuneet tiedot eivät saa päätyä palveluntuottajan potilastietojärjestelmässä eikä Potilastietovarannossa palveluntuottajan potilasrekisteriin.
Palvelunjärjestäjä ja palveluntuottaja sopivat keskenään, miten tallentaminen oikeaan rekisteriin toteutetaan.
Tallentamisen oikeaan rekisteriin voi toteuttaa esimerkiksi ostopalvelun valtuutuksella. Muista vaihtoehdoista voit lukea tarkemmin Potilastietovarannon toimintamallit -oppaasta. Linkin oppaaseen löydät Lisätietoa aiheesta -osiosta.
Potilasasiakirjoja käsittelevän on tunnettava potilastietojen käsittelyn ohjeet
Rekisterinpitäjällä on oltava menettelytavat ja ohjeet potilastietojen käsittelyyn. Jokaisen potilasasiakirjoihin liittyviä tehtäviä hoitavan tulee tietää kyseiset menettelytavat ja ohjeet.
Rekisterinpitäjän antamissa ohjeissa tulee tarpeen mukaan huomioida eri ammattiryhmien työtehtävät.
Tarkista tarvittaessa, mistä oman organisaatiosi menettelytavat ja ohjeet löytyvät.
Ohjausta tulee antaa muun muassa seuraavia tehtäviä varten:
potilasasiakirjamerkintöjen korjaaminen
menettely potilaan informoinnissa sekä luovutuslupaa ja -kieltoja koskien
menettely toteutettaessa potilaan tarkastusoikeutta
periaatteet, joita noudatetaan potilasasiakirjojen käytössä ja suojaamisessa
menettely potilasasiakirjatietoja luovutettaessa
Miksi jokaisen terveydenhuollon toimijan tulee ymmärtää rekisterinpitäjyyden periaatteet?
Potilastietovarannossa tiedot ovat palvelunantajien potilasrekistereissä
Potilastietovaranto mahdollistaa keskitetyn potilastietojen tallentamisen ja tietojen pitkäaikaissäilytyksen.
Potilastietovarantoon tallennettavat tiedot ovat palvelunantajien omissa potilasrekistereissä ja palvelunantajia koskevat myös Potilastietovarantoon tallennettujen asiakirjojen osalta rekisterinpitäjän velvollisuudet.
Lisäksi terveydenhuollossa työskentelevien tulee muistaa, että potilastietojen hakeminen Potilastietovarannosta toisen rekisterinpitäjän rekisteristä on tiedon luovuttamista, joka edellyttää potilaan informointia ja luovutuslupaa.
Pohdi hetki itse
Olet nyt opiskellut potilasrekisteriin ja rekisterinpitäjyyteen liittyviä asioita. Lue kysymykset ja pohdi hetki vastaustauksiasi. Siirry sitten luennolla eteenpäin katsomaan vastaukset.
1. Oletko perillä oman organisaatiosi menettelytavoista ja ohjeista potilasasiakirjojen käsittelyyn liittyen? Kuka ohjeistuksesta vastaa?
2. Tuottaako organisaatiosi tai tuotatko itse terveydenhuollon palvelua toisen palvelunantajan lukuun? Kenen potilasrekisteriin potilastiedot silloin kuuluvat?
Vastaukset
1. Rekisterinpitäjän on huolehdittava, että jokainen potilasasiakirjoja käsittelevä tuntee käsittelyyn liittyvät menettelytavat ja ohjeet.
2. Jos palvelu tuotetaan toisen palvelunantajan lukuun, tiedot kuuluvat kyseisen palvelunantajan potilasrekisteriin. Huolehdi, että potilastiedot tallennetaan potilastietojärjestelmässä erilliseen ostopalvelurekisteriin, jotta ne eivät sekoitu oman potilasrekisterin tietoihin.